APERCU DU PROGRAMME

Dans tout projet, qu’il s’agisse d’infrastructures, d’ingénierie, de construction, d’énergie, d’environnement ou de développement, la documentation constitue la colonne vertébrale de la gestion opérationnelle. Elle représente la mémoire technique, administrative, juridique et contractuelle du projet. Une documentation bien organisée permet d’assurer la traçabilité des décisions, de maîtriser les risques, de sécuriser les audits, de répondre aux exigences des bailleurs de fonds et de faciliter la coordination entre les équipes internes et les parties prenantes externes.

Pourtant, de nombreuses organisations sont confrontées à des défis récurrents : documents éparpillés sur plusieurs supports, pertes d’informations critiques, gestion de versions non maîtrisée, mauvaise structuration des dossiers, absence de processus clairs ou non-respect des standards d’archivage. Ces dysfonctionnements entraînent retards, erreurs, conflits contractuels, perte de temps et manque de fiabilité dans la communication.

La mise en place d’un système de gestion et de contrôle documentaire performant devient alors un levier essentiel pour assurer la qualité, la conformité et l’efficacité du projet. Il permet de définir une arborescence rigoureuse, standardiser les pratiques, maîtriser les flux d’approbation, sécuriser les versions, structurer les métadonnées et assurer un archivage conforme aux exigences internes et aux standards internationaux (ISO 9001, ISO 21500, exigences des bailleurs)

Cette formation propose une approche concrète, adaptée aux réalités des projets modernes, pour concevoir et déployer un système documentaire robuste. Les participants apprendront à :

• structurer une arborescence documentaire conforme aux standards,

• mettre en place un processus de gestion des versions, approbations et diffusions,

• définir les rôles, responsabilités et circuits de validation,

• construire une matrice documentaire (document register) fiable et exploitable,

• assurer la conformité contractuelle, administrative et technique,

• exploiter les outils numériques modernes (EDMS/ECM, plateformes cloud, workflows),

• garantir la traçabilité, la sécurité et l’archivage pérenne des documents.

À travers une approche méthodique et illustrée par des cas réels, cette formation permet de professionnaliser le contrôle documentaire et d’optimiser la gestion des informations dans tout type de projet.